Dies ist eine Übersetzung des ursprünglichen polnischsprachigen Dokuments. Unser Dienst unterliegt polnischem Recht; im Falle von Abweichungen ist die polnische Fassung maßgeblich.

Datenschutzerklärung

für die Anwendung „Letter from the future" · gültig ab 01.08.2026

Gegenstand dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie personenbezogene Daten im Zusammenhang mit dem Betrieb der Anwendung „Letter from the future" erhoben und verwendet werden, insbesondere beim Ausfüllen des Formulars, bei der Erstellung des Briefs aus der Zukunft, bei der Bitte um eine Beratung, bei der Bitte um Erstellung eines Angebots sowie bei der Anmeldung zur Marketingkommunikation.

Der Verantwortliche verarbeitet Daten nach den Grundsätzen der Rechtmäßigkeit, Fairness, Transparenz, Zweckbindung, Datenminimierung, Richtigkeit, Speicherbegrenzung, Integrität und Vertraulichkeit.

Die zur Erstellung des Briefes angegebenen Daten werden nicht automatisch für Marketingzwecke genutzt. Die Nutzung der E-Mail-Adresse zur Übersendung von Werbeinformationen erfolgt ausschließlich nach Erfüllung gesonderter rechtlicher Voraussetzungen und nach Erteilung der Einwilligung durch die betroffene Person.

Verantwortlicher

Verantwortlicher für personenbezogene Daten ist:

Name (Vor- und Nachname/Firma): Kinga Czerlikowska
Adresse: Beskidzka 36, 34-300 Żywiec, Polen
Steuernummer (NIP): 5532291029
Betriebsregisternummer (REGON): 241775190
E-Mail-Adresse:

(im Folgenden „Verantwortlicher"). Der Verantwortliche legt eigenständig die Zwecke und Mittel der Datenverarbeitung im Zusammenhang mit dem Betrieb der Anwendung fest.

In Angelegenheiten personenbezogener Daten, der Ausübung von Rechten aus der DSGVO oder der Datensicherheit kann die oben angegebene Adresse kontaktiert oder schriftlich an die Adresse des Verantwortlichen geschrieben werden.

Umfang der verarbeiteten Daten

Im Zusammenhang mit der Nutzung der Anwendung kann der Verantwortliche folgende Daten verarbeiten:

Vor- und Nachname des Nutzers, sofern erforderlich oder freiwillig angegeben;
die E-Mail-Adresse;
die im Formular erteilten Antworten;
eine Beschreibung der persönlichen oder beruflichen Ziele;
Informationen über geplante Maßnahmen, erwartete Hindernisse und verfügbare Ressourcen;
Informationen über Branche, Beruf, Geschäftstätigkeit oder berufliche Pläne;
Informationen über geplante Einnahmen, Verdienste, Kosten oder andere Beträge;
Namen von Orten und Informationen über die geplante Art der Feier des Zielerreichung;
Namen oder andere Daten von Personen, die der Nutzer angibt;
sonstige freiwillig in offenen Feldern eingegebene Informationen;
den Inhalt des erstellten Briefes;
im Rahmen einer Beratung oder im Zusammenhang mit der Erstellung eines Angebots bereitgestellte Daten;
Daten im Zusammenhang mit Beschwerden und dem Kontakt mit dem Verantwortlichen;
technische Daten wie IP-Adresse, Geräteidentifikatoren, Browsertyp, Zeitpunkt einzelner Vorgänge sowie Fehlerinformationen;
Informationen über erteilte Einwilligungen, deren Inhalt, das Datum der Erteilung und das Datum des Widerrufs.

Der Umfang der Daten hängt von der Art der Nutzung der Anwendung ab. Der Verantwortliche verlangt keine Informationen, die für die Erbringung der gewählten Dienstleistung nicht erforderlich sind.

Das Formular ist nicht dafür vorgesehen, besondere Kategorien personenbezogener Daten oder Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten zu übermitteln.

Der Nutzer sollte davon absehen, eine nationale Identifikationsnummer, Ausweisdaten, Zugangsdaten, medizinische Informationen, dem Berufsgeheimnis unterliegende Informationen oder andere Daten anzugeben, deren Offenlegung die Rechte des Nutzers oder Dritter verletzen könnte.

Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die im Formular enthaltenen Daten werden verarbeitet, um den Vertrag über die Erstellung und Bereitstellung des Briefes zu schließen und zu erfüllen. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Bittet der Nutzer um eine Beratung, werden die Daten verarbeitet, um auf seinen Wunsch tätig zu werden, sich auf die Beratung vorzubereiten, die Kontaktaufnahme durchzuführen und eine Antwort zu erteilen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Bittet der Nutzer um die Erstellung eines Angebots, können die Daten analysiert werden, um seine Bedürfnisse zu ermitteln und einen geeigneten Vorschlag zu erstellen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, als Maßnahme auf Wunsch der betroffenen Person vor Abschluss eines möglichen Vertrags.

Daten im Zusammenhang mit einer Beschwerde werden verarbeitet, um diese zu bearbeiten, rechtliche Pflichten zu erfüllen und die Rechte des Nutzers zu schützen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO.

Daten können verarbeitet werden, um die Sicherheit der Anwendung zu gewährleisten, Missbrauch vorzubeugen, Störungen zu erkennen, Sicherungskopien zu erstellen und die ordnungsgemäße Funktionsweise des Systems zu dokumentieren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, wobei das berechtigte Interesse des Verantwortlichen in der Gewährleistung eines sicheren und zuverlässigen Betriebs der Anwendung besteht.

Daten können verarbeitet werden, um Rechtsansprüche geltend zu machen, durchzusetzen oder abzuwehren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, wobei das berechtigte Interesse im Schutz der Rechte des Verantwortlichen und im Nachweis der ordnungsgemäßen Vertragserfüllung besteht.

Die E-Mail-Adresse kann nach Einholung der erforderlichen Einwilligung zur Übersendung von Werbeinformationen und zur Durchführung von Direktmarketing verwendet werden. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit Art. 398 des polnischen Gesetzes über elektronische Kommunikation.

Informationen über die Erteilung oder den Widerruf der Einwilligung können gespeichert werden, um nachzuweisen, dass Marketingmaßnahmen rechtmäßig durchgeführt wurden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c oder lit. f DSGVO.

Sollten in der Anwendung fakultative analytische oder Marketinginstrumente unter Verwendung von Cookies oder ähnlichen Technologien eingesetzt werden, werden die Daten nach Einholung der erforderlichen Einwilligung verarbeitet.

Erstellung des Briefes mittels künstlicher Intelligenz

Die vom Nutzer erteilten Antworten können mithilfe eines auf künstlicher Intelligenz basierenden Werkzeugs verarbeitet werden, um einen personalisierten Brief zu erstellen.

Die Nutzung des KI-Werkzeugs hat unterstützenden Charakter und dient der Erstellung des vom Nutzer bestellten Inhalts. Im Rahmen dieses Prozesses werden keine Entscheidungen getroffen, die gegenüber dem Nutzer rechtliche Wirkung entfalten oder ihn in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen.

Der Verantwortliche wird Maßnahmen ergreifen, um den Umfang der an das KI-Werkzeug übermittelten Daten auf die zur Erstellung des Briefes tatsächlich erforderlichen Informationen zu beschränken.

Soweit möglich, werden Inhalte pseudonymisiert, insbesondere durch Beschränkung der Übermittlung von Vor- und Nachnamen, genauen Kontaktdaten und sonstigen Identifikatoren.

Die Daten der Nutzer werden nicht zum Training eigener oder fremder Modelle künstlicher Intelligenz verwendet, es sei denn, für eine solche Nutzung wird eine gesonderte Rechtsgrundlage geschaffen und der Nutzer wird zuvor über die Regeln einer solchen Verarbeitung informiert.

Das zur Erstellung des Briefes verwendete KI-Werkzeug ist OpenAI (OpenAI Ireland Ltd / OpenAI, L.L.C.), das direkt über die API des Anbieters aufgerufen wird. Die Daten können in den Vereinigten Staaten und anderen Ländern verarbeitet werden, in denen OpenAI Infrastruktur unterhält, auf Grundlage von Standardvertragsklauseln. Über die API übermittelte Daten werden standardmäßig nicht zum Training von Modellen verwendet und werden für maximal 30 Tage zu Zwecken der Missbrauchsüberwachung gespeichert und anschließend gelöscht, sofern keine längere Aufbewahrung gesetzlich vorgeschrieben ist. OpenAI handelt insoweit als Auftragsverarbeiter auf Grundlage einer mit dem Verantwortlichen geschlossenen Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (DPA).

Empfänger der Daten

Daten können an Rechtsträger weitergegeben werden, die den Verantwortlichen beim Betrieb der Anwendung unterstützen, insbesondere:

Anbieter von Hosting- und Serverinfrastruktur;
Anbieter von E-Mail-Diensten;
den Anbieter des zur Erstellung des Briefes verwendeten KI-Werkzeugs;
Rechtsträger, die IT-, Service- und Cybersicherheitsdienstleistungen erbringen;
Anbieter des Systems zur Abwicklung der Marketingkommunikation;
Anbieter von Analysewerkzeugen – sofern eingesetzt;
Anwaltskanzleien, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und andere Berater;
Rechtsträger, die aufgrund gesetzlicher Vorschriften zum Erhalt der Daten berechtigt sind.

Rechtsträger, die Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeiten, dürfen diese nur auf Grundlage eines Vertrags und gemäß den dokumentierten Anweisungen des Verantwortlichen nutzen, sofern sich aus dem Gesetz nicht eine abweichende Verarbeitungspflicht ergibt.

Daten werden nicht an Dritte verkauft oder ohne gesonderte Rechtsgrundlage an Partner zu deren eigenen Marketingzwecken weitergegeben.

Zu den technischen Anbietern, an die Daten weitergegeben werden können, gehören insbesondere: DigitalOcean (Region FRA1, Frankfurt, EU) – Hosting der Anwendung und der verwalteten Datenbank; Mailtrap (Railsware Products Studio LLLC) – Versand von E-Mails mit dem Brief und PDF-Anhängen; Google LLC / Google Ireland Limited (Google Analytics GA4) – Analyse der Nutzungsstatistiken der Anwendung.

Speicherdauer der Daten

Im Formular erteilte Antworten sowie der Inhalt des Briefes werden für den zur Erstellung und Bereitstellung des Briefes erforderlichen Zeitraum gespeichert und anschließend für 1825 Tage, um die Bearbeitung technischer Probleme und Beschwerden zu ermöglichen.

Nach Ablauf des genannten Zeitraums werden der Inhalt des Formulars und des Briefes gelöscht oder anonymisiert, es sei denn:

der Nutzer hat ausdrücklich eine längere Speicherung verlangt;
eine weitere Speicherung ist zur Geltendmachung, Durchsetzung oder Verteidigung konkreter Rechtsansprüche erforderlich;
eine Aufbewahrungspflicht ergibt sich aus dem Gesetz.

Daten im Zusammenhang mit einer Beratung werden für die zu deren Durchführung erforderliche Zeit und anschließend für den Zeitraum gespeichert, der erforderlich ist, um den Verlauf der Kontaktaufnahme nachzuweisen und sich gegen Ansprüche zu verteidigen.

Daten im Zusammenhang mit der Erstellung eines Angebots werden bis zum Abschluss des Angebotsprozesses und anschließend für einen Zeitraum gespeichert, der der Verjährungsfrist etwaiger Ansprüche entspricht, sofern ein berechtigtes Bedürfnis an ihrer Aufbewahrung besteht.

Zu Marketingzwecken genutzte Daten werden bis zum Widerruf der Einwilligung, bis zur Einstellung der jeweiligen Marketingmaßnahmen oder bis zur Feststellung, dass die Daten nicht mehr aktuell sind, verarbeitet.

Informationen über die Erteilung und den Widerruf der Einwilligung können länger gespeichert werden als die zu Marketingzwecken genutzten Daten, sofern dies erforderlich ist, um die Rechtmäßigkeit des Handelns des Verantwortlichen nachzuweisen.

Technische Daten und Systemprotokolle werden für 5 Jahre gespeichert, sofern nicht ein bestimmtes Sicherheitsereignis eine längere Aufbewahrung rechtfertigt.

Freiwilligkeit der Datenangabe

Die Angabe der als obligatorisch gekennzeichneten Daten ist freiwillig, aber für den Abschluss und die Erfüllung des Vertrags über die Erstellung des Briefes erforderlich.

Die Nichtangabe einer E-Mail-Adresse macht die Zustellung des Briefes unmöglich, sofern die E-Mail der einzige vorgesehene Zustellkanal ist.

Die Angabe von Informationen für eine Beratung oder die Erstellung eines Angebots ist freiwillig, ihr Fehlen kann den Verantwortlichen jedoch daran hindern, eine auf die Bedürfnisse des Nutzers zugeschnittene Antwort zu erteilen.

Die Erteilung der Marketingeinwilligung ist freiwillig. Ihre Verweigerung oder ein späterer Widerruf hat keinen Einfluss auf die Möglichkeit, den Brief zu erstellen oder die übrigen Funktionen der Anwendung zu nutzen.

Rechte der betroffenen Personen

Die Person, deren Daten verarbeitet werden, hat das Recht, Auskunft über die Daten und eine Kopie davon zu verlangen.

Sind die Daten unrichtig oder unvollständig, kann die Person deren Berichtigung oder Vervollständigung verlangen.

In den in der DSGVO vorgesehenen Fällen kann die Person die Löschung der Daten verlangen, insbesondere wenn diese für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr benötigt werden, oder wenn die Einwilligung widerrufen wurde und keine andere Rechtsgrundlage für die Verarbeitung besteht.

Die Person kann eine Einschränkung der Verarbeitung verlangen, wenn sie die Richtigkeit der Daten, die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung oder die Notwendigkeit der weiteren Speicherung bestreitet.

In Bezug auf Daten, die auf Grundlage eines Vertrags oder einer Einwilligung automatisiert verarbeitet werden, kann der Person das Recht auf Datenübertragbarkeit zustehen.

Gegen eine auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gestützte Verarbeitung kann aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation der Person ergeben, Widerspruch eingelegt werden.

Gegen die Verarbeitung von Daten zu Zwecken der Direktwerbung kann jederzeit Widerspruch eingelegt werden, ohne dass besondere Gründe nachgewiesen werden müssen. Nach Eingang eines Widerspruchs werden die Daten nicht mehr für ein solches Marketing verwendet.

Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Der Widerruf der Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung.

Anfragen können an gerichtet werden. Der Verantwortliche kann um zusätzliche Informationen bitten, die zur Bestätigung der Identität der anfragenden Person erforderlich sind.

Der betroffenen Person steht das Recht zu, Beschwerde beim Präsidenten des polnischen Amtes für den Schutz personenbezogener Daten (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych) einzulegen.

Daten anderer vom Nutzer angegebener Personen

Das Formular kann es dem Nutzer ermöglichen, Personen zu beschreiben, mit denen der Nutzer das Ziel verfolgen oder dessen Erreichung feiern möchte.

Der Nutzer sollte die Angabe von Daten anderer Personen auf ein Minimum beschränken und, soweit möglich, eine Beschreibung der Beziehung oder Rolle anstelle des vollständigen Namens verwenden.

Daten Dritter werden vom Verantwortlichen nicht dazu genutzt, diese Personen zu kontaktieren oder ihnen gegenüber Marketing zu betreiben.

Diese Daten werden ausschließlich als Bestandteil des vom Nutzer bereitgestellten Inhalts und zum Zweck der Erstellung des Briefes verarbeitet.

Wechsel des Verantwortlichen und Fortführung der Geschäftstätigkeit

Ändert der Verantwortliche die Form seiner Geschäftstätigkeit, bringt er das Unternehmen oder die Anwendung in eine Gesellschaft ein, veräußert er das Unternehmen des Verantwortlichen oder übernimmt ein anderer Rechtsträger den Betrieb der Anwendung, können Daten an den die Geschäftstätigkeit fortführenden Rechtsträger weitergegeben werden, sofern die Weitergabe über eine angemessene Rechtsgrundlage verfügt und erforderlich ist für:

die weitere Erfüllung bestehender Verträge;
die Sicherstellung der Kontinuität des Betriebs der Anwendung;
die Bearbeitung von Beschwerden und Anfragen der Nutzer;
die Erfüllung gesetzlicher Pflichten;
die Geltendmachung, Durchsetzung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Vor oder unverzüglich nach der Änderung werden die Nutzer über die Identität des neuen Verantwortlichen, dessen Kontaktdaten, das Datum der Änderung, die Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung sowie die ihnen zustehenden Rechte informiert.

Ein Wechsel des Verantwortlichen bedeutet keine automatische Erweiterung der Verarbeitungszwecke. Der neue Verantwortliche ist nicht berechtigt, die Daten für Zwecke zu nutzen, die mit dem ursprünglichen Erhebungszweck unvereinbar sind.

Bestehende Marketingeinwilligungen dürfen vom neuen Rechtsträger nur genutzt werden, wenn ihr Inhalt, die Art der Übernahme der Geschäftstätigkeit und das geltende Recht dies zulassen. In anderen Fällen wird der neue Rechtsträger die Nutzer um eine neue Einwilligung bitten.

Die bloße Information über die Möglichkeit eines künftigen Wechsels des Verantwortlichen stellt keine Einwilligung zu Marketing dar, das von künftigen Rechtsträgern oder von verbundenen oder kooperierenden Rechtsträgern betrieben wird.

Cookies und ähnliche Technologien

Die Anwendung kann Cookies und ähnliche Technologien verwenden, um den ordnungsgemäßen Betrieb zu gewährleisten, die Sitzung aufrechtzuerhalten, das Formular abzusichern, Einstellungen zu speichern und Analysen durchzuführen.

Für den Betrieb der Anwendung erforderliche Dateien können ohne zusätzliche Einwilligung, soweit gesetzlich zulässig, verwendet werden.

Analyse-, Präferenz- oder Marketingdateien werden nach Einholung der Einwilligung des Nutzers verwendet, sofern eine Einwilligung erforderlich ist.

Die Anwendung verwendet folgendes Analysetool:

Google Analytics (GA4) – Anbieter: Google Ireland Limited; Zweck: Analyse der Nutzungsstatistiken der Anwendung; Speicherdauer: 14 Monate; Daten können auf Grundlage des EU-U.S. Data Privacy Framework an Google LLC (USA) übermittelt werden; Werbefunktionen (Google Signals) werden nicht verwendet.

Datensicherheit

Der Verantwortliche setzt technische und organisatorische Maßnahmen ein, die der Art der Daten, dem Umfang der Verarbeitung sowie der Wahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos einer Verletzung der Rechte oder Freiheiten natürlicher Personen angemessen sind.

Diese Maßnahmen umfassen insbesondere die Verschlüsselung der Datenübertragung, Zugangskontrolle, Berechtigungsverwaltung, Sicherungskopien, Protokollierung von Ereignissen, Software-Updates sowie Verfahren zur Reaktion auf Vorfälle.

Zugang zu den Daten haben ausschließlich Personen, die diesen zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen und zur Vertraulichkeit verpflichtet wurden.

Der Verantwortliche bewertet regelmäßig die Wirksamkeit der eingesetzten Sicherheitsmaßnahmen und passt sie an technologische Veränderungen sowie Änderungen der Funktionsweise der Anwendung an.

Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Erklärung kann im Zusammenhang mit Gesetzesänderungen, Änderungen der Funktionsweise der Anwendung, der Einführung neuer Funktionen, einem Wechsel der Anbieter oder einem Wechsel des Verantwortlichen aktualisiert werden.

Beeinträchtigt eine Änderung die Art der Datenverarbeitung oder die Rechte der Nutzer wesentlich, wird der Verantwortliche über die Änderung in einer der Art der Beziehung zum Nutzer angemessenen Weise informieren.