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隐私政策
适用于「Letter from the future」应用程序 · 生效日期：01.08.2026
本隐私政策的适用范围
本隐私政策说明了在运营「Letter from the future」应用程序过程中，个人数据是如何被收集和使用的，尤其是在填写表单、生成《来自未来的信》、请求咨询、请求准备报价，以及订阅营销通信时。
管理者依照合法性、公平性、透明度、目的限制、数据最小化、准确性、存储限制、完整性和保密性等原则处理数据。
为生成信件而提供的数据不会自动用于营销。仅在满足单独的法律条件并获得数据主体同意后，方可使用电子邮箱地址发送商业信息。
数据管理者
个人数据管理者为：
- 名称（姓名/公司名称）： Kinga Czerlikowska
- 地址： Beskidzka 36, 34-300 Żywiec, 波兰
- 税号（NIP）： 5532291029
- 企业登记号（REGON）： 241775190
- 电子邮箱地址：
（下称"管理者"）。管理者独立决定与应用程序运营相关的数据处理目的和方式。
如需就个人数据事宜、行使《通用数据保护条例》（GDPR）规定的权利，或数据安全问题进行咨询，可联系上述地址，或以书面形式联系管理者。
处理的数据范围
因使用本应用程序，管理者可能处理以下数据：
- 用户姓名（如为必填项或用户自愿提供）；
- 电子邮箱地址；
- 表单中提供的答案；
- 个人或职业目标的描述；
- 有关计划行动、预期障碍和可用资源的信息；
- 有关行业、职业、经营活动或职业规划的信息；
- 有关计划收入、薪酬、费用或其他金额的信息；
- 地点名称及有关计划如何庆祝目标实现方式的信息；
- 用户所指明人员的姓名或其他数据；
- 用户在开放字段中自愿填写的其他信息；
- 生成信件的内容；
- 在咨询过程中或与准备报价相关而提供的数据；
- 与投诉及联系管理者相关的数据；
- 技术数据，例如IP地址、设备识别码、浏览器类型、各项操作的时间，以及错误信息；
- 有关已作出同意的信息，包括其内容、作出日期及撤回日期。
数据范围取决于应用程序的使用方式。管理者不会要求提供履行所选服务不需要的信息。
表单不用于提交特殊类别的个人数据，也不用于提交有关刑事定罪和违法行为的数据。
用户应避免提供身份证号码、身份证件资料、登录凭证、医疗信息、受职业保密义务保护的信息，或其他一旦披露可能侵犯用户或第三方权利的数据。
处理目的和法律依据
表单中包含的数据被处理，是为了订立并履行有关生成和交付信件的合同。处理的法律依据为《通用数据保护条例》（GDPR）第6条第1款(b)项。
如用户请求咨询，数据将被处理，以便应用户请求采取行动、为咨询做准备、进行联系并作出答复。法律依据为《通用数据保护条例》（GDPR）第6条第1款(b)项。
如用户请求准备报价，数据可能被分析，以确定其需求并准备相应的方案。法律依据为《通用数据保护条例》（GDPR）第6条第1款(b)项，即在可能订立合同之前应数据主体请求所采取的步骤。
与投诉相关的数据被处理，是为了处理投诉、履行法定义务并保护用户权利。法律依据为《通用数据保护条例》（GDPR）第6条第1款(b)项和(c)项。
数据可能被处理，以确保应用程序的安全、防止滥用、检测故障、创建备份，以及记录系统的正确运行情况。法律依据为《通用数据保护条例》（GDPR）第6条第1款(f)项，管理者的合法利益在于确保应用程序的安全可靠运行。
数据可能被处理，以确立、行使或抗辩法律主张。法律依据为《通用数据保护条例》（GDPR）第6条第1款(f)项，合法利益在于保护管理者的权利，以及证明合同的正确履行。
在获得所需同意后，电子邮箱地址可用于发送商业信息和开展直接营销。处理的法律依据为《通用数据保护条例》（GDPR）第6条第1款(a)项，并结合波兰《电子通信法》第398条。
有关作出或撤回同意的信息可能被保存，以证明营销活动是依法开展的。法律依据为《通用数据保护条例》（GDPR）第6条第1款(c)项或(f)项。
如应用程序中采用了使用Cookie或类似技术的可选分析或营销工具，将在获得所需同意后处理相关数据。
使用人工智能生成信件
用户提供的答案可能通过基于人工智能的工具进行处理，以生成个性化信件。
使用人工智能工具具有辅助性质，用于准备用户所订购的内容。此过程不涉及对用户产生法律效力或以类似方式对其产生重大影响的决定。
管理者将采取措施，将传输至人工智能工具的数据范围限制在生成信件实际所需的信息内。
在可能的情况下，内容将进行去标识化处理，尤其是限制传输姓名、精确联系方式及其他识别信息。
用户数据不会用于训练管理者自有或第三方的人工智能模型，除非为此类使用确立了单独的法律依据，并事先告知用户相关处理规则。
用于生成信件的人工智能工具为 OpenAI（OpenAI Ireland Ltd / OpenAI, L.L.C.），通过该提供商的 API 直接调用。数据可能会依据标准合同条款在美国及 OpenAI 维护基础设施的其他国家进行处理。通过 API 提交的数据默认不会用于训练模型，仅出于滥用监测目的最长保存30天，此后即被删除，除非法律要求更长的保存期限。就此而言，OpenAI 依据与管理者签订的数据处理协议（DPA）作为受托处理者行事。
数据接收方
数据可能被转移给协助管理者运营应用程序的主体，尤其包括：
- 托管及服务器基础设施提供商；
- 电子邮件服务提供商；
- 用于生成信件的人工智能工具提供商；
- 提供信息技术、服务及网络安全服务的主体；
- 用于处理营销通信的系统提供商；
- 分析工具提供商——如有使用；
- 律师事务所、会计师、审计师及其他顾问；
- 根据适用法律有权获取数据的主体。
受托处理管理者数据的主体，仅可依据合同并按照管理者的书面指示使用该数据，除非法律要求以不同方式进行处理。
在没有单独法律依据的情况下，数据不会被出售给第三方，也不会被转移给合作伙伴用于其自身的营销目的。
可能获得数据的技术服务提供商尤其包括：DigitalOcean（FRA1 区域，法兰克福，欧盟）——负责应用程序及托管数据库的托管服务；Mailtrap（Railsware Products Studio LLLC）——负责发送包含信件及PDF附件的电子邮件；Google LLC / Google Ireland Limited（Google Analytics GA4）——分析应用程序使用统计数据。
数据保存期限
表单中提供的答案及信件内容将在生成和交付信件所需的期限内保存，其后再保存 1825 天，以便处理技术问题及投诉。
在上述期限届满后，表单和信件的内容将被删除或匿名化处理，但下列情形除外：
- 用户明确要求延长保存期限；
- 为确立、行使或抗辩特定法律主张，需要继续保存；
- 法律规定了保存义务。
与咨询相关的数据将在咨询所需的时间内保存，其后在证明联系经过及抗辩相关主张所需的期限内继续保存。
与报价准备相关的数据将保存至报价流程结束，其后如有正当保存需要，将在与潜在主张时效期相当的期限内继续保存。
用于营销目的的数据将处理至同意被撤回、相关营销活动停止，或数据被确定为已过时为止。
如为证明管理者的行为符合法律要求，有关同意作出及撤回的信息可能会比用于营销的数据保存更长时间。
技术数据和系统日志将保存 5年，除非特定安全事件需要更长的保存期限。
数据提供的自愿性
提供标注为必填的数据是自愿的，但为订立和履行有关生成信件的合同所必需。
如电子邮件是唯一的计划交付渠道，未提供电子邮箱地址将导致无法交付信件。
为咨询或准备报价提供信息是自愿的，但缺少相关信息可能导致管理者无法作出符合用户需求的答复。
作出营销同意是自愿的。拒绝作出同意或此后撤回同意，均不影响生成信件或使用应用程序其他功能的可能性。
数据主体的权利
数据被处理的个人有权要求查阅其数据并获得副本。
如数据不正确或不完整，该个人可要求更正或补充。
在《通用数据保护条例》（GDPR）规定的情形下，该个人可要求删除数据，尤其是当数据已不再为收集目的所需，或同意已被撤回且不存在其他处理依据时。
如该个人对数据的准确性、处理的合法性或继续保存的必要性提出异议，可要求限制处理。
对于基于合同或同意、以自动化方式处理的数据，该个人可能享有数据可携带权。
针对基于《通用数据保护条例》（GDPR）第6条第1款(f)项进行的处理，可基于与该个人特殊情况相关的理由提出异议。
针对为直接营销目的而进行的数据处理，可随时提出异议，无需说明特殊理由。收到异议后，该数据将不再用于此类营销。
已作出的同意可随时撤回。撤回同意不影响撤回前所进行处理的合法性。
相关请求可发送至 。管理者可要求提供确认请求人身份所需的补充信息。
数据主体有权向波兰个人数据保护局局长（Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych）提出投诉。
用户所指明其他人员的数据
表单可能允许用户描述其打算与之共同实现目标，或共同庆祝目标实现的人员。
用户应将提供他人数据的范围限制在最低限度内，并在可能的情况下使用对该人关系或角色的描述，而非提供其姓名。
管理者不会利用第三方数据联系该等人员，也不会向其开展营销活动。
此类数据仅作为用户所提供内容的组成部分予以处理，且仅用于生成信件的目的。
管理者变更及业务延续
如管理者变更其经营方式、将业务或应用程序注入公司、转让管理者的业务，或由其他主体接管应用程序的运营，在转让具有适当法律依据且为下列目的所必需的情况下，数据可能被转移给继续经营该业务的主体：
- 继续履行现有合同；
- 确保应用程序运营的连续性；
- 处理用户的投诉和查询；
- 履行法定义务；
- 确立、行使或抗辩法律主张。
在变更前或变更后应尽快告知用户新管理者的身份、其联系方式、变更日期、处理目的和法律依据，以及用户所享有的权利。
管理者的变更并不意味着处理目的的自动扩大。新管理者无权将数据用于与最初收集目的不符的用途。
仅在其内容、业务接管方式及适用法律允许的情况下，新主体方可使用现有的营销同意。在其他情形下，新主体将请求用户重新作出同意。
有关未来可能变更管理者的信息本身，并不构成同意由未来主体或任何关联或合作主体开展营销活动。
Cookie及类似技术
应用程序可能使用Cookie及类似技术，以确保正常运行、维持会话、保护表单安全、记住设置，以及进行分析。
应用程序运行所必需的文件，可在法律允许的范围内无需额外同意即可使用。
如需获得同意，分析类、偏好类或营销类文件将在获得用户同意后使用。
本应用程序使用以下分析工具：
- Google Analytics（GA4）——提供商：Google Ireland Limited；目的：分析应用程序使用统计数据；数据保留期限：14个月；数据可能根据欧盟-美国数据隐私框架（EU-U.S. Data Privacy Framework）传输至Google LLC（美国）；不使用广告功能（Google Signals）。
数据安全
管理者采取与数据性质、处理范围，以及自然人权利或自由受侵害风险的可能性和严重程度相适应的技术和组织措施。
这些措施尤其包括传输加密、访问控制、权限管理、备份、事件记录、软件更新及事件应对程序。
仅履行职责所需的人员方可访问数据，且该等人员已承担保密义务。
管理者定期评估所采取安全措施的有效性，并根据技术变化及应用程序运营方式的变化对其进行调整。
本隐私政策的变更
本政策可能因法律变化、应用程序运营方式变化、新功能的实施、服务提供商变更或管理者变更而更新。
如变更实质影响数据处理方式或用户权利，管理者将以与用户关系性质相适应的方式提供有关变更的信息。