Polityka prywatności

aplikacji „Letter from the future” · obowiązująca od dnia 01.08.2026

Przedmiot Polityki prywatności

Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia, w jaki sposób dane osobowe są zbierane i wykorzystywane w związku z funkcjonowaniem Aplikacji „Letter from the future”, w szczególności podczas wypełniania Formularza, generowania Listu z Przyszłości, zgłaszania prośby o Konsultację, składania prośby o przygotowanie Oferty oraz zapisywania się na komunikację marketingową.

Administrator przetwarza dane zgodnie z zasadami zgodności z prawem, rzetelności, przejrzystości, ograniczenia celu, minimalizacji danych, prawidłowości, ograniczenia przechowywania, integralności i poufności.

Dane podane w celu wygenerowania Listu nie są automatycznie wykorzystywane do prowadzenia marketingu. Wykorzystanie adresu e-mail do przesyłania informacji handlowych następuje wyłącznie po spełnieniu odrębnych warunków prawnych i wyrażeniu na to zgody przez osobę, której dane dotyczą.

Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest:

• Nazwa (imię i nazwisko/firma): Kinga Czerlikowska
• Adres: Beskidzka 36, 34-300 Żywiec
• NIP: 5532291029
• REGON: 241775190
• Adres e-mail:

(dalej jako „Administrator”). Administrator samodzielnie określa cele i sposoby przetwarzania danych w związku z funkcjonowaniem Aplikacji.

W sprawach dotyczących danych osobowych, wykonywania praw wynikających z RODO albo bezpieczeństwa danych można kontaktować się pod adresem wskazanym powyżej lub pisemnie na adres Administratora.

Zakres przetwarzanych danych

W związku z korzystaniem z Aplikacji Administrator może przetwarzać:

• imię i nazwisko Użytkownika, jeżeli jest wymagane lub dobrowolnie podane;
• adres poczty elektronicznej;
• odpowiedzi udzielone w Formularzu;
• opis celów osobistych lub zawodowych;
• informacje o planowanych działaniach, przewidywanych przeszkodach i dostępnych zasobach;
• informacje o branży, zawodzie, działalności lub planach zawodowych;
• informacje o planowanych dochodach, zarobkach, kosztach lub innych kwotach;
• nazwy miejsc i informacje dotyczące planowanego sposobu celebrowania osiągnięcia celu;
• imiona i nazwiska albo inne dane osób wskazanych przez Użytkownika;
• inne informacje dobrowolnie wpisane w polach otwartych;
• treść wygenerowanego Listu;
• dane przekazane podczas Konsultacji albo w związku z przygotowaniem Oferty;
• dane dotyczące reklamacji i kontaktu z Administratorem;
• dane techniczne, takie jak adres IP, identyfikatory urządzenia, rodzaj przeglądarki, czas wykonania poszczególnych operacji oraz informacje o błędach;
• informacje o udzielonych zgodach, ich treści, dacie udzielenia i dacie wycofania.

Zakres danych zależy od sposobu korzystania z Aplikacji. Administrator nie wymaga podawania informacji, które nie są potrzebne do wykonania wybranej usługi.

Formularz nie jest przeznaczony do przekazywania szczególnych kategorii danych osobowych ani danych dotyczących wyroków skazujących i czynów zabronionych.

Użytkownik powinien powstrzymać się od podawania numeru PESEL, danych dokumentów, danych logowania, informacji medycznych, informacji objętych tajemnicą zawodową oraz innych danych, których ujawnienie mogłoby naruszyć prawa Użytkownika lub osób trzecich.

Cele i podstawy przetwarzania

Dane zawarte w Formularzu są przetwarzane w celu zawarcia i wykonania umowy obejmującej wygenerowanie oraz dostarczenie Listu. Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Jeżeli Użytkownik zwróci się o przeprowadzenie Konsultacji, dane będą przetwarzane w celu podjęcia działań na jego żądanie, przygotowania się do Konsultacji, przeprowadzenia kontaktu i udzielenia odpowiedzi. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Jeżeli Użytkownik poprosi o przygotowanie Oferty, dane mogą zostać przeanalizowane w celu ustalenia jego potrzeb i przygotowania odpowiedniej propozycji. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jako podjęcie działań na żądanie osoby przed ewentualnym zawarciem umowy.

Dane związane z reklamacją są przetwarzane w celu jej rozpatrzenia, wykonania obowiązków prawnych i ochrony praw Użytkownika. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b i lit. c RODO.

Dane mogą być przetwarzane w celu zapewnienia bezpieczeństwa Aplikacji, zapobiegania nadużyciom, wykrywania awarii, tworzenia kopii bezpieczeństwa oraz dokumentowania prawidłowości działania systemu. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest zapewnienie bezpiecznego i niezawodnego funkcjonowania Aplikacji.

Dane mogą być przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a prawnie uzasadnionym interesem jest ochrona praw Administratora oraz wykazanie prawidłowości wykonania umowy.

Adres e-mail może być wykorzystywany do przesyłania informacji handlowych i prowadzenia marketingu bezpośredniego po uzyskaniu odpowiedniej zgody. Podstawę przetwarzania stanowi art. 6 ust. 1 lit. a RODO w związku z art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej.

Informacje o udzieleniu albo wycofaniu zgody mogą być przechowywane w celu wykazania, że działania marketingowe były prowadzone zgodnie z prawem. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. c albo lit. f RODO.

Jeżeli w Aplikacji zostaną zastosowane fakultatywne narzędzia analityczne lub marketingowe wykorzystujące pliki cookies lub podobne technologie, dane będą przetwarzane po uzyskaniu wymaganej zgody.

Generowanie Listu przy wykorzystaniu sztucznej inteligencji

Odpowiedzi udzielone przez Użytkownika mogą być przetwarzane przy wykorzystaniu narzędzia opartego na sztucznej inteligencji w celu wygenerowania spersonalizowanego Listu.

Wykorzystanie narzędzia AI ma charakter pomocniczy i służy przygotowaniu treści zamówionej przez Użytkownika. Na podstawie tego procesu nie są podejmowane decyzje wywołujące wobec Użytkownika skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływające.

Administrator podejmie działania zmierzające do ograniczenia zakresu danych przekazywanych do narzędzia AI do informacji rzeczywiście potrzebnych do wygenerowania Listu.

W miarę możliwości treści będą pseudonimizowane, w szczególności przez ograniczenie przekazywania imion i nazwisk, dokładnych danych kontaktowych oraz innych identyfikatorów.

Dane Użytkowników nie będą wykorzystywane do trenowania własnych lub zewnętrznych modeli sztucznej inteligencji, chyba że dla takiego wykorzystania zostanie ustalona odrębna podstawa prawna, a Użytkownik zostanie wcześniej poinformowany o zasadach takiego przetwarzania.

Narzędziem AI wykorzystywanym do generowania Listu jest OpenAI (OpenAI Ireland Ltd / OpenAI, L.L.C.), wywoływane bezpośrednio poprzez API dostawcy. Dane mogą być przetwarzane w Stanach Zjednoczonych oraz innych krajach, w których OpenAI utrzymuje infrastrukturę, na podstawie standardowych klauzul umownych. Dane przekazane w ramach API nie są domyślnie wykorzystywane do trenowania modeli i są przechowywane maksymalnie przez 30 dni w celach związanych z monitorowaniem nadużyć, a następnie usuwane, chyba że dłuższe przechowywanie wynika z przepisów prawa. OpenAI występuje w tym zakresie jako podmiot przetwarzający na podstawie zawartej umowy powierzenia przetwarzania danych (DPA).

Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane podmiotom wspierającym Administratora w prowadzeniu Aplikacji, w szczególności:

• dostawcy hostingu i infrastruktury serwerowej;
• dostawcy poczty elektronicznej;
• dostawcy narzędzia AI wykorzystywanego do generowania Listu;
• podmiotom świadczącym usługi informatyczne, serwisowe i z zakresu cyberbezpieczeństwa;
• dostawcy systemu do obsługi komunikacji marketingowej;
• dostawcom narzędzi analitycznych – jeżeli będą wykorzystywani;
• kancelariom prawnym, księgowym, audytorom i innym doradcom;
• podmiotom uprawnionym do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa.

Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora mogą wykorzystywać je wyłącznie na podstawie umowy i zgodnie z udokumentowanymi poleceniami Administratora, chyba że obowiązek odmiennego przetwarzania wynika z przepisów prawa.

Dane nie będą sprzedawane podmiotom trzecim ani przekazywane partnerom w celu prowadzenia ich własnego marketingu bez odrębnej podstawy prawnej.

Dostawcami technicznymi, którym mogą być przekazywane dane, są w szczególności: DigitalOcean (region FRA1, Frankfurt, UE) – hosting Aplikacji oraz zarządzana baza danych; Mailtrap (Railsware Products Studio LLLC) – wysyłka wiadomości e-mail zawierających List i załączniki PDF; Google LLC / Google Ireland Limited (Google Analytics GA4) – analiza statystyk korzystania z Aplikacji.

Okres przechowywania danych

Odpowiedzi udzielone w Formularzu oraz treść Listu będą przechowywane przez okres niezbędny do wygenerowania i dostarczenia Listu, a następnie przez 1825 dni w celu umożliwienia obsługi problemów technicznych i reklamacji.

Po upływie wskazanego okresu treść Formularza i Listu zostanie usunięta albo zanonimizowana, chyba że:

• Użytkownik wyraźnie zażądał ich dłuższego przechowywania;
• dalsze przechowywanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony konkretnych roszczeń;
• obowiązek przechowywania wynika z przepisów prawa.

Dane związane z Konsultacją będą przechowywane przez czas potrzebny do jej przeprowadzenia, a następnie przez okres niezbędny do wykazania przebiegu kontaktu i obrony przed roszczeniami.

Dane związane z przygotowaniem Oferty będą przechowywane do zakończenia procesu ofertowego, a następnie przez okres odpowiadający okresowi przedawnienia ewentualnych roszczeń, jeżeli istnieje uzasadniona potrzeba ich zachowania.

Dane wykorzystywane w celach marketingowych będą przetwarzane do czasu wycofania zgody, zaprzestania prowadzenia określonych działań marketingowych albo stwierdzenia, że dane są nieaktualne.

Informacja o udzieleniu i wycofaniu zgody może być przechowywana dłużej niż dane wykorzystywane do marketingu, jeżeli jest to potrzebne do wykazania zgodności działań Administratora z prawem.

Dane techniczne i logi systemowe będą przechowywane przez 5 lat, chyba że określone zdarzenie bezpieczeństwa uzasadnia ich dłuższe zachowanie.

Dobrowolność podania danych

Podanie danych oznaczonych jako obowiązkowe jest dobrowolne, ale niezbędne do zawarcia i wykonania umowy obejmującej wygenerowanie Listu.

Niepodanie adresu e-mail uniemożliwi dostarczenie Listu, jeżeli poczta elektroniczna jest jedynym przewidzianym kanałem dostarczenia.

Podanie informacji w celu Konsultacji albo przygotowania Oferty jest dobrowolne, lecz ich brak może uniemożliwić Administratorowi udzielenie odpowiedzi dopasowanej do potrzeb Użytkownika.

Wyrażenie zgody marketingowej jest dobrowolne. Odmowa jej udzielenia lub późniejsze wycofanie nie wpływa na możliwość wygenerowania Listu ani skorzystania z pozostałych funkcjonalności.

Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane są przetwarzane, przysługuje prawo żądania dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii.

Jeżeli dane są nieprawidłowe lub niekompletne, osoba może zażądać ich sprostowania lub uzupełnienia.

W przypadkach określonych w RODO osoba może zażądać usunięcia danych, w szczególności gdy nie są już potrzebne do celów, dla których zostały zebrane, albo gdy wycofano zgodę i nie istnieje inna podstawa przetwarzania.

Osoba może żądać ograniczenia przetwarzania, jeżeli kwestionuje prawidłowość danych, zgodność przetwarzania z prawem albo potrzebę dalszego przechowywania.

W odniesieniu do danych przetwarzanych na podstawie umowy lub zgody, w sposób zautomatyzowany, osobie może przysługiwać prawo do przenoszenia danych.

Wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO można wnieść sprzeciw z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją osoby.

Wobec przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego sprzeciw można wnieść w każdym czasie, bez konieczności wykazywania szczególnych przyczyn. Po otrzymaniu sprzeciwu dane nie będą dalej wykorzystywane do takiego marketingu.

Udzielona zgoda może zostać wycofana w każdym czasie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Żądania można kierować na adres . Administrator może poprosić o przekazanie dodatkowych informacji niezbędnych do potwierdzenia tożsamości osoby składającej żądanie.

Osobie przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Dane innych osób wskazanych przez Użytkownika

Formularz może umożliwiać opisanie osób, z którymi Użytkownik zamierza realizować cel albo celebrować jego osiągnięcie.

Użytkownik powinien ograniczyć podawanie danych innych osób do minimum i, jeżeli jest to możliwe, posługiwać się określeniem relacji lub roli zamiast imienia i nazwiska.

Dane osób trzecich nie będą wykorzystywane przez Administratora do kontaktowania się z tymi osobami ani do prowadzenia wobec nich marketingu.

Dane te będą przetwarzane wyłącznie jako element treści przekazanej przez Użytkownika i w celu wygenerowania Listu.

Zmiana administratora i kontynuacja działalności

W przypadku zmiany przez Administratora formy prowadzenia działalności, wniesienia przedsiębiorstwa lub Aplikacji do spółki, zbycia przedsiębiorstwa Administratora albo przejęcia prowadzenia Aplikacji przez inny podmiot, dane mogą zostać przekazane podmiotowi kontynuującemu działalność, o ile przekazanie będzie posiadało odpowiednią podstawę prawną i będzie niezbędne do:

• dalszego wykonywania zawartych umów;
• zapewnienia ciągłości działania Aplikacji;
• obsługi reklamacji i zapytań Użytkowników;
• wykonania obowiązków prawnych;
• ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Przed zmianą albo niezwłocznie po jej dokonaniu Użytkownicy zostaną poinformowani o tożsamości nowego administratora, jego danych kontaktowych, dacie zmiany, celach i podstawach przetwarzania oraz przysługujących prawach.

Zmiana Administratora nie oznacza automatycznego rozszerzenia celów przetwarzania. Nowy administrator nie będzie uprawniony do wykorzystywania danych w celach niezgodnych z pierwotnym celem ich zebrania.

Dotychczasowe zgody marketingowe będą mogły być wykorzystywane przez nowy podmiot wyłącznie wtedy, gdy ich treść, sposób przejęcia działalności i obowiązujące przepisy będą na to pozwalały. W pozostałych przypadkach nowy podmiot zwróci się do Użytkowników o udzielenie nowej zgody.

Sama informacja o możliwości przyszłej zmiany administratora nie stanowi zgody na marketing prowadzony przez przyszłe podmioty ani przez dowolne podmioty powiązane lub współpracujące.

Pliki cookies i podobne technologie

Aplikacja może wykorzystywać pliki cookies i podobne technologie w celu zapewnienia prawidłowego działania, utrzymania sesji, zabezpieczenia Formularza, zapamiętywania ustawień oraz prowadzenia analiz.

Pliki niezbędne do działania Aplikacji mogą być stosowane bez dodatkowej zgody, w zakresie dopuszczonym przez prawo.

Pliki analityczne, preferencyjne lub marketingowe będą wykorzystywane po uzyskaniu zgody Użytkownika, jeżeli zgoda jest wymagana.

Aplikacja korzysta z następującego narzędzia analitycznego:

• Google Analytics (GA4) – dostawca: Google Ireland Limited; cel: analiza statystyk korzystania z Aplikacji; okres przechowywania danych: 14 miesięcy; dane mogą być przekazywane do Google LLC (USA) na podstawie mechanizmu EU-U.S. Data Privacy Framework; funkcje reklamowe (Google Signals) nie są wykorzystywane.

Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiadające charakterowi danych, zakresowi przetwarzania oraz prawdopodobieństwu i wadze ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych.

Środki te obejmują w szczególności szyfrowanie transmisji, kontrolę dostępu, zarządzanie uprawnieniami, wykonywanie kopii bezpieczeństwa, rejestrowanie zdarzeń, aktualizowanie oprogramowania oraz procedury reagowania na incydenty.

Dostęp do danych posiadają wyłącznie osoby, którym jest on potrzebny do wykonywania obowiązków i które zostały zobowiązane do zachowania poufności.

Administrator okresowo ocenia skuteczność stosowanych zabezpieczeń i dostosowuje je do zmian technologicznych oraz zmian sposobu funkcjonowania Aplikacji.

Zmiany Polityki prywatności

Polityka może być aktualizowana w związku ze zmianą przepisów, zmianą sposobu działania Aplikacji, wdrożeniem nowych funkcjonalności, zmianą dostawców albo zmianą administratora.

Jeżeli zmiana istotnie wpływa na sposób przetwarzania danych lub prawa Użytkowników, Administrator przekaże informację o zmianie w sposób odpowiedni do charakteru relacji z Użytkownikiem.