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Politique de confidentialité

de l'application « Letter from the future » · en vigueur à compter du 01.08.2026

Objet de la présente Politique de confidentialité

La présente Politique de confidentialité explique comment les données personnelles sont collectées et utilisées dans le cadre du fonctionnement de l'Application « Letter from the future », notamment lors de la complétion du Formulaire, de la génération de la Lettre du futur, de la demande de Consultation, de la demande de préparation d'une Offre, et de l'inscription à la communication marketing.

L'Administrateur traite les données conformément aux principes de licéité, de loyauté, de transparence, de limitation des finalités, de minimisation des données, d'exactitude, de limitation de la conservation, d'intégrité et de confidentialité.

Les données fournies aux fins de génération de la Lettre ne sont pas automatiquement utilisées à des fins de marketing. L'utilisation de l'adresse e-mail pour l'envoi d'informations commerciales n'intervient qu'après satisfaction de conditions légales distinctes et expression du consentement de la personne concernée.

Administrateur des données

L'Administrateur des données personnelles est :

• Nom (nom et prénom / raison sociale) : Kinga Czerlikowska
• Adresse : Beskidzka 36, 34-300 Żywiec, Pologne
• Numéro d'identification fiscale (NIP) : 5532291029
• Numéro d'immatriculation (REGON) : 241775190
• Adresse e-mail :

(ci-après l'« Administrateur »). L'Administrateur détermine seul les finalités et les moyens du traitement des données dans le cadre du fonctionnement de l'Application.

Pour toute question relative aux données personnelles, à l'exercice des droits prévus par le RGPD ou à la sécurité des données, il est possible de contacter l'adresse indiquée ci-dessus ou d'écrire à l'adresse de l'Administrateur.

Étendue des données traitées

Dans le cadre de l'utilisation de l'Application, l'Administrateur peut traiter :

• le nom et le prénom de l'Utilisateur, si requis ou fournis volontairement ;
• l'adresse e-mail ;
• les réponses données dans le Formulaire ;
• la description des objectifs personnels ou professionnels ;
• les informations relatives aux actions envisagées, aux obstacles anticipés et aux ressources disponibles ;
• les informations relatives au secteur d'activité, à la profession, à l'activité professionnelle ou aux projets de carrière ;
• les informations relatives aux revenus, gains, coûts ou autres montants envisagés ;
• les noms de lieux et les informations relatives au mode envisagé de célébration de la réalisation de l'objectif ;
• les noms ou autres données des personnes désignées par l'Utilisateur ;
• les autres informations saisies volontairement dans les champs libres ;
• le contenu de la Lettre générée ;
• les données fournies lors d'une Consultation ou dans le cadre de la préparation d'une Offre ;
• les données relatives aux réclamations et aux échanges avec l'Administrateur ;
• les données techniques, telles que l'adresse IP, les identifiants d'appareil, le type de navigateur, l'horodatage des différentes opérations et les informations relatives aux erreurs ;
• les informations relatives aux consentements donnés, à leur contenu, à leur date d'octroi et à leur date de retrait.

L'étendue des données dépend du mode d'utilisation de l'Application. L'Administrateur n'exige pas d'informations qui ne sont pas nécessaires à l'exécution du service choisi.

Le Formulaire n'est pas destiné à la transmission de catégories particulières de données personnelles ni de données relatives à des condamnations pénales et infractions.

L'Utilisateur doit s'abstenir de fournir un numéro d'identification national, des données de pièce d'identité, des identifiants de connexion, des informations médicales, des informations couvertes par le secret professionnel, ou d'autres données dont la divulgation pourrait porter atteinte aux droits de l'Utilisateur ou de tiers.

Finalités et bases légales du traitement

Les données contenues dans le Formulaire sont traitées aux fins de conclusion et d'exécution du contrat portant sur la génération et la délivrance de la Lettre. La base légale du traitement est l'article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD.

Si l'Utilisateur demande une Consultation, les données seront traitées afin de donner suite à sa demande, de préparer la Consultation, de réaliser le contact et d'apporter une réponse. La base légale est l'article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD.

Si l'Utilisateur demande la préparation d'une Offre, les données peuvent être analysées afin de déterminer ses besoins et de préparer une proposition adaptée. La base légale est l'article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD, en tant que mesures prises à la demande de la personne concernée avant la conclusion éventuelle d'un contrat.

Les données liées à une réclamation sont traitées aux fins de son traitement, de l'exécution des obligations légales et de la protection des droits de l'Utilisateur. La base légale est l'article 6, paragraphe 1, points b) et c), du RGPD.

Les données peuvent être traitées afin d'assurer la sécurité de l'Application, de prévenir les abus, de détecter les pannes, de créer des sauvegardes et de documenter le bon fonctionnement du système. La base légale est l'article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD, l'intérêt légitime de l'Administrateur étant d'assurer un fonctionnement sûr et fiable de l'Application.

Les données peuvent être traitées aux fins d'établissement, d'exercice ou de défense de droits en justice. La base légale est l'article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD, l'intérêt légitime étant la protection des droits de l'Administrateur et la démonstration de la bonne exécution du contrat.

L'adresse e-mail peut être utilisée pour l'envoi d'informations commerciales et la réalisation d'actions de marketing direct après obtention du consentement requis. La base légale du traitement est l'article 6, paragraphe 1, point a), du RGPD, en lien avec l'article 398 de la loi polonaise sur les communications électroniques.

Les informations relatives à l'octroi ou au retrait du consentement peuvent être conservées afin de démontrer que les actions de marketing ont été menées conformément à la loi. La base légale est l'article 6, paragraphe 1, point c) ou f), du RGPD.

Si des outils analytiques ou marketing facultatifs utilisant des cookies ou des technologies similaires sont mis en œuvre dans l'Application, les données seront traitées après obtention du consentement requis.

Génération de la Lettre au moyen de l'intelligence artificielle

Les réponses fournies par l'Utilisateur peuvent être traitées au moyen d'un outil fondé sur l'intelligence artificielle afin de générer une Lettre personnalisée.

Le recours à l'outil d'IA revêt un caractère auxiliaire et sert à préparer le contenu commandé par l'Utilisateur. Ce traitement ne donne pas lieu à des décisions produisant des effets juridiques à l'égard de l'Utilisateur ou l'affectant de manière significative de façon similaire.

L'Administrateur s'efforcera de limiter l'étendue des données transmises à l'outil d'IA aux seules informations réellement nécessaires à la génération de la Lettre.

Dans la mesure du possible, les contenus seront pseudonymisés, notamment en limitant la transmission des noms et prénoms, des coordonnées précises et d'autres identifiants.

Les données des Utilisateurs ne seront pas utilisées pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle propres ou tiers, sauf si une base légale distincte est établie pour une telle utilisation et que l'Utilisateur en est préalablement informé.

L'outil d'IA utilisé pour générer la Lettre est OpenAI (OpenAI Ireland Ltd / OpenAI, L.L.C.), appelé directement via l'API du fournisseur. Les données peuvent être traitées aux États-Unis et dans d'autres pays où OpenAI maintient une infrastructure, sur le fondement de clauses contractuelles types. Les données transmises via l'API ne sont pas utilisées par défaut pour entraîner des modèles et sont conservées pendant 30 jours maximum à des fins de surveillance des abus, puis supprimées, sauf si une conservation plus longue est requise par la loi. À cet égard, OpenAI agit en qualité de sous-traitant en vertu d'un accord de traitement des données (DPA) conclu avec l'Administrateur.

Destinataires des données

Les données peuvent être transmises à des entités assistant l'Administrateur dans l'exploitation de l'Application, notamment :

• les fournisseurs d'hébergement et d'infrastructure serveur ;
• les fournisseurs de services de messagerie électronique ;
• le fournisseur de l'outil d'IA utilisé pour générer la Lettre ;
• les entités fournissant des services informatiques, de maintenance et de cybersécurité ;
• le fournisseur du système utilisé pour la gestion de la communication marketing ;
• les fournisseurs d'outils analytiques – le cas échéant ;
• les cabinets d'avocats, comptables, auditeurs et autres conseils ;
• les entités habilitées à recevoir des données en vertu de la réglementation applicable.

Les entités traitant les données pour le compte de l'Administrateur ne peuvent les utiliser que sur le fondement d'un contrat et conformément aux instructions documentées de l'Administrateur, sauf obligation légale de traitement différent.

Les données ne seront pas vendues à des tiers ni transmises à des partenaires à des fins de marketing propre sans base légale distincte.

Les prestataires techniques auxquels les données peuvent être transmises comprennent notamment : DigitalOcean (région FRA1, Francfort, UE) – hébergement de l'Application et de la base de données gérée ; Mailtrap (Railsware Products Studio LLLC) – envoi des e-mails contenant la Lettre et les pièces jointes PDF ; Google LLC / Google Ireland Limited (Google Analytics GA4) – analyse des statistiques d'utilisation de l'Application.

Durée de conservation des données

Les réponses données dans le Formulaire et le contenu de la Lettre seront conservés pendant la durée nécessaire à la génération et à la délivrance de la Lettre, puis pendant 1825 jours afin de permettre le traitement des problèmes techniques et des réclamations.

À l'expiration de la durée indiquée, le contenu du Formulaire et de la Lettre sera supprimé ou anonymisé, sauf si :

• l'Utilisateur a expressément demandé une conservation plus longue ;
• une conservation plus longue est nécessaire à l'établissement, à l'exercice ou à la défense de droits en justice déterminés ;
• une obligation de conservation résulte de la réglementation applicable.

Les données liées à une Consultation seront conservées pendant le temps nécessaire à sa réalisation, puis pendant la durée nécessaire pour démontrer le déroulement du contact et se défendre contre d'éventuelles réclamations.

Les données liées à la préparation d'une Offre seront conservées jusqu'à la fin du processus d'offre, puis pendant une durée correspondant au délai de prescription des éventuelles réclamations, si un besoin justifié de conservation existe.

Les données utilisées à des fins de marketing seront traitées jusqu'au retrait du consentement, à la cessation des actions de marketing concernées, ou au constat que les données ne sont plus à jour.

Les informations relatives à l'octroi et au retrait du consentement peuvent être conservées plus longtemps que les données utilisées à des fins de marketing, si cela est nécessaire pour démontrer la conformité des actions de l'Administrateur avec la loi.

Les données techniques et les journaux système seront conservés pendant 5 ans, sauf si un événement de sécurité déterminé justifie une conservation plus longue.

Caractère volontaire de la fourniture des données

La fourniture des données désignées comme obligatoires est volontaire, mais nécessaire à la conclusion et à l'exécution du contrat portant sur la génération de la Lettre.

L'absence de fourniture de l'adresse e-mail rendra impossible la délivrance de la Lettre, si la messagerie électronique constitue l'unique canal de délivrance prévu.

La fourniture d'informations aux fins de Consultation ou de préparation d'une Offre est volontaire, mais leur absence peut empêcher l'Administrateur de fournir une réponse adaptée aux besoins de l'Utilisateur.

L'octroi du consentement marketing est volontaire. Le refus de le donner, ou son retrait ultérieur, n'affecte pas la possibilité de générer la Lettre ni d'utiliser les autres fonctionnalités de l'Application.

Droits des personnes concernées

Toute personne dont les données sont traitées dispose du droit de demander l'accès à ses données et d'en obtenir une copie.

Si les données sont inexactes ou incomplètes, la personne peut en demander la rectification ou le complètement.

Dans les cas prévus par le RGPD, la personne peut demander l'effacement des données, notamment lorsqu'elles ne sont plus nécessaires aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, ou lorsque le consentement a été retiré et qu'aucune autre base légale ne justifie le traitement.

La personne peut demander la limitation du traitement si elle conteste l'exactitude des données, la licéité du traitement, ou la nécessité de leur conservation ultérieure.

S'agissant des données traitées sur le fondement d'un contrat ou d'un consentement, de manière automatisée, la personne peut disposer d'un droit à la portabilité des données.

À l'encontre d'un traitement fondé sur l'article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD, une opposition peut être formée pour des raisons tenant à la situation particulière de la personne.

À l'encontre du traitement des données à des fins de marketing direct, une opposition peut être formée à tout moment, sans qu'il soit nécessaire de justifier de raisons particulières. Après réception de l'opposition, les données ne seront plus utilisées à de telles fins de marketing.

Le consentement donné peut être retiré à tout moment. Le retrait du consentement n'affecte pas la licéité du traitement effectué avant ce retrait.

Les demandes peuvent être adressées à . L'Administrateur peut demander des informations complémentaires nécessaires pour confirmer l'identité de l'auteur de la demande.

La personne concernée a le droit d'introduire une réclamation auprès du Président de l'Office de protection des données personnelles polonais (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych).

Données d'autres personnes désignées par l'Utilisateur

Le Formulaire peut permettre à l'Utilisateur de décrire des personnes avec lesquelles il entend réaliser son objectif ou en célébrer l'accomplissement.

L'Utilisateur doit limiter au minimum la fourniture des données d'autres personnes et, lorsque cela est possible, utiliser une description de la relation ou du rôle plutôt que le nom complet de la personne.

Les données de tiers ne seront pas utilisées par l'Administrateur pour contacter ces personnes ni pour mener du marketing à leur égard.

Ces données ne seront traitées qu'en tant qu'élément du contenu fourni par l'Utilisateur et aux fins de génération de la Lettre.

Changement d'Administrateur et continuité de l'activité

En cas de changement par l'Administrateur de la forme d'exercice de son activité, d'apport de l'entreprise ou de l'Application à une société, de cession de l'entreprise de l'Administrateur, ou de reprise de l'exploitation de l'Application par une autre entité, les données pourront être transmises à l'entité poursuivant l'activité, à condition que cette transmission repose sur une base légale appropriée et soit nécessaire :

• à la poursuite de l'exécution des contrats en cours ;
• à la garantie de la continuité du fonctionnement de l'Application ;
• au traitement des réclamations et demandes des Utilisateurs ;
• à l'exécution des obligations légales ;
• à l'établissement, à l'exercice ou à la défense de droits en justice.

Avant le changement, ou immédiatement après celui-ci, les Utilisateurs seront informés de l'identité du nouvel administrateur, de ses coordonnées, de la date du changement, des finalités et bases légales du traitement, ainsi que des droits dont ils disposent.

Un changement d'Administrateur n'entraîne pas d'extension automatique des finalités du traitement. Le nouvel administrateur ne sera pas autorisé à utiliser les données à des fins incompatibles avec la finalité initiale de leur collecte.

Les consentements marketing existants ne pourront être utilisés par la nouvelle entité que si leur contenu, les modalités de reprise de l'activité et la réglementation applicable le permettent. Dans les autres cas, la nouvelle entité demandera aux Utilisateurs de donner un nouveau consentement.

La seule information relative à la possibilité d'un futur changement d'Administrateur ne constitue pas un consentement au marketing mené par de futures entités ou par des entités affiliées ou partenaires quelconques.

Cookies et technologies similaires

L'Application peut utiliser des cookies et des technologies similaires afin d'assurer son bon fonctionnement, de maintenir la session, de sécuriser le Formulaire, de mémoriser les paramètres et de réaliser des analyses.

Les fichiers nécessaires au fonctionnement de l'Application peuvent être utilisés sans consentement supplémentaire, dans la mesure permise par la loi.

Les fichiers analytiques, de préférence ou marketing seront utilisés après obtention du consentement de l'Utilisateur, lorsque celui-ci est requis.

L'Application utilise l'outil analytique suivant :

• Google Analytics (GA4) – fournisseur : Google Ireland Limited ; finalité : analyse des statistiques d'utilisation de l'Application ; durée de conservation des données : 14 mois ; les données peuvent être transférées à Google LLC (États-Unis) sur la base de l'EU-U.S. Data Privacy Framework ; les fonctionnalités publicitaires (Google Signals) ne sont pas utilisées.

Sécurité des données

L'Administrateur applique des mesures techniques et organisationnelles adaptées à la nature des données, à l'étendue du traitement, ainsi qu'à la probabilité et à la gravité du risque d'atteinte aux droits ou libertés des personnes physiques.

Ces mesures comprennent notamment le chiffrement des transmissions, le contrôle des accès, la gestion des habilitations, la réalisation de sauvegardes, la journalisation des événements, la mise à jour des logiciels et des procédures de réaction aux incidents.

L'accès aux données est réservé aux personnes qui en ont besoin pour l'exercice de leurs fonctions et qui sont tenues à la confidentialité.

L'Administrateur évalue périodiquement l'efficacité des mesures de sécurité appliquées et les adapte aux évolutions technologiques ainsi qu'aux modifications du fonctionnement de l'Application.

Modifications de la présente Politique de confidentialité

La présente Politique peut être mise à jour en lien avec une modification de la réglementation, une modification du fonctionnement de l'Application, la mise en œuvre de nouvelles fonctionnalités, un changement de prestataires, ou un changement d'Administrateur.

Si une modification affecte significativement le mode de traitement des données ou les droits des Utilisateurs, l'Administrateur communiquera l'information relative à cette modification d'une manière adaptée à la nature de la relation avec l'Utilisateur.